1机关档案规范化管理存在的问题

1.1制度体系有待进一步完善

档案管理是一项复杂且重要的工作，其基本流程包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和利用等步骤。为了确保档案管理的有序推进，必须遵守一系列的制度和规定。在进行档案利用时，必须履行一定的基本手续。这包括正确填写利用申请表、提供相关身份证明和目的说明等。同时，档案利用必须遵守原则和范围，不得违反相关法律法规，并严格遵守保密原则。为了确保档案利用的规范性，相应的制度和规定必不可少。档案管理涉及到不同载体的档案，如纸质档案、音像档案、照片档案、实物档案和电子档案。针对不同的载体，需要制定个性化的管理方案来实现科学管理。纸质档案在机关档案管理工作中依然占据重要地位，因此需要制定库房管理制度来控制库房的温湿度，并规定了进出库房的要求。构建完善的档案管理制度体系是一项系统工程。在建立制度体系时，应参照相关系列标准规范，结合实际需求进行整体规划。这意味着需要制定各项具体的制度，包括档案收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和利用等方面的制度，以确保档案管理工作的高效运行。

1.2信息化建设有待进一步强化

当前，我国部分机关的信息化建设进度滞后，仅停留在将传统档案进行数字化的程度。这意味着这些机关在档案管理方面仍采用传统的模式，与信息化管理相比存在巨大的效率和效果差距。同时，馆内的档案利用也存在问题，需要借阅手续繁琐，导致档案利用率低，用户满意度不高。

2加强机关档案管理规范化建设的措施建议

2.1 制定统一、标准化的机关档案移交接收规范，提高档案移交工作的整体质量

为确保机关档案管理效率和移交质量，提高机关档案工作的规范性，建议成立机关档案管理中心，用相同的标准来考察不同机关单位的档案工作，进一步推动档案标准化管理工作。由机关档案管理中心牵头，制定档案移交和接收标准，规定各类机关档案的移交标准和要求，统一到机关档案管理中心数据库中。建立统一的机关档案移交和接收标准，可以督促各机关档案管理员更好地规范日常机关档案管理工作，主动结合本单位实际，执行统一标准。

2.2严把档案数字化建设“质量关”

2.2.1以数据质量为根本，坚持严格质检

按照《档案保管外包服务管理规范》（DA/T 67-2017）规定，落实档案数据务必精准的工作要求。实行数字化加工公司自检、第三方质检公司全检、单位抽检的“三检”流程。目前，有的单位已经引入“质检单机”终验智能模式，将数据质检功能植入单机电脑，数据经单机电脑自动检测后予以接收，在全面“人防”的前提下创造性解决了“技防”问题，为数据质检提供了新的路径。要制定抽检合格率，对抽检合格率不达标的要求进行返工整改，提升规范化水平。要对机关单位涉及的重大决策、重大活动、重大项目、民生事项等档案实行重点检查，检查面尽可能达到全覆盖。

2.2.2建立健全档案数字化标准规范

一是按照《“十四五”全国档案事业发展规划》有关加强电子文件归档和电子档案移交接收的要求，全面规范档案出入库、分件、著录、扫描、装订等数字化加工等工作。研究制定各门类档案数字化技术标准及要求，制定移交介质内档案数据组织规则、全文及目录数据存储详细规则等数据标准，真正做到抓标准促业务，以标准化带动档案数据规范化。二是严格归档流程。档案管理者要遵守档案归档流程、数字化准入规则，推动每个环节都符合质量标准化建设要求，提升归档科学化水平。三是落实安全巡检机制。结合档案信息建设的实际情况，每季度定期对单位的信息安全进行巡检，重点检查以往未达标内容及当季专项信息安全工作。根据检查情况，对每个部门的档案信息安全情况进行分类管理，对于重点安全问题要求单位及时查明原因并整改，对于长期复杂性的安全问题要求制定切实可行的整改方案。四是加强结果运用。通过优化管理、增加相应的软硬件设备，管控过程风险。加强各环节的监督检查，对发现的问题及时退回修改，工作人员要对档案管理审核工作负全责，确保归档数据质量。

2.3加强档案信息的安全防范

在档案共享机制下，档案信息的安全防范非常重要，对于保密安全性的问题，机关单位可以通过局域网实现资源共享，结合各用户的需求进行权限设置；注重档案信息的收集、整理和访问等整个过程，确保信息的安全性和准确性；同时，以电子档案进行借阅登记，有效保存档案浏览痕迹等，为后续的档案查阅工作提供参照依据；对于通过互联网电子系统进行信息共享，应构建安全、可靠的网络平台，通过对“对称加密”“嵌入式非标准编码解码器”等技术的应用，达到全面保障档案资源安全的目的。

为了确保网络服务的安全，可用多种措施保护数据的安全访问。如验证用户身份和防止未授权访问可用数字签名和动态密码，也可用加密软件、防火墙、加密磁盘和分布式文件应用系统技术以增强数据的安全性；为了确保档案归档规范，可以设置多层审核方式，依次为档案管理员、部门领导以及档案室领导，这种审核流程可以提高归档文件的规范性，减少错误的发生。在设置档案管理信息系统的基本功能时，可参照《电子文件管理系统通用功能要求》，结合国家综合档案馆的规定，进行分类、编目、著录、存储、数字签名、检索利用、鉴定处置、统计管理、移交、审计、系统配置、用户管理和安全管理等功能的设置；此外，还能结合实际需求设置需要的功能，比如：多元化文件管理、接口管理、数字化文件管理和远程使用等。

2.4加强“内陪”“外引”打造复合型人才队伍

首先，内部培养是充实档案管理队伍的一种重要方式。机关应该致力于提升现有档案管理人员的专业素养，通过多途径进行培训和学习。例如，可以组织档案管理人员参加专业培训班、学习档案管理相关的法律法规和政策，提高他们的业务水平和综合素质。同时，机关还可以鼓励档案管理人员参加学术研讨会、行业交流活动等，提升其专业素养和创新能力。其次，外部引进也是充实档案管理队伍的一种重要途径。机关可以通过公开招考的方式引进档案专业人才，改善队伍结构。招聘具有档案学专业背景和相关工作经验的人才，可以有效补充和增强档案管理队伍的力量。此外，机关还可以积极与高校、研究机构等合作，引进研究人员参与档案管理工作，推动档案管理实践和理论的交流与发展。

3结论

总之，机关档案的规范化管理是一项重要的任务，需要顺应信息时代的发展，充分利用信息技术的力量，加强各个环节的规范性，以实现档案管理的智能化和高效化。这将为机关工作提供可靠的支持，提高工作效率和质量。

参考文献：

[1]俞燕.机关档案规范化管理工作探讨[J].城建档案，2021（02）：59-60.

[2]刘荣华.浅析机关档案如何做到规范化的管理[J].才智，2021（05）：239.

[3]朱捷.机构改革中机关档案管理工作的体会和思考[J].办公室业务，2021（01）：92+97.