1、引言

我国事业单位传统的档案管理在档案的收集、整理、存储方面，需要投入大量的人力资源、时间资源和物理资源，而且传统的纸质档案管理并不能满足事业单位高速发展的需要。在信息化时代当中，事业单位数字化档案管理俨然成为事业单位档案管理的必然发展方向。推进档案数字化管理过程当中，为了加强档案监督指导，需要建设数字化档案管理制度，构建科学可行的数字化档案管理系统，并强化专业人才队伍建设，这样才能让数字化技术全面融入到事业单位档案管理的方方面面，让数字化的朝气活力推动事业单位档案管理工作顺畅有序的开展。

2、事业单位档案数字化管理的重要性

第一，全面提升了档案管理工作的效率和质量。实行数字化管理可以让档案的存储、检索和利用更加的便捷、高效。传统的事业单位档案管理依赖于纸质档案管理工作，纸质档案需要大量的存储空间，并且纸质档案检索速率慢，而实现数字化管理可以将纸质档案转化为电子文件，通过应用识别和扫描技术提升了档案的转化效率，更应用电子化存储节省纸质档案存储空间；

第二，最大程度保护档案信息安全。数字化档案管理工作可以让事业单位依托于多项技术手段提升档案安全性。例如：运用加密技术保护档案存储、传输的安全性，而且积极开展档案的备份可以防止数据丢失。而相对于不同工作者给予相应的档案查找权限，能避免档案信息的被泄露和被篡改，提升档案的安全性，保护档案信息的完整、真实性；

第三，促进档案资源的高效共享。数字化管理工作突破了时空束缚，让档案资源的高效共享变为可能，事业单位建立起统一的档案管理平台和数据共享机制，可以让多个部门和不同事业单位之间相互利用以及访问档案资源，如此实现了互惠互利和资源共享，减少重复的劳动。

3、事业单位档案管理数字化的应用策略

3.1建设数字化档案管理制度、加强监督和指导

伴随着信息化技术的蓬勃发展，我国基层事业单位档案管理工作需要紧密的融合数字化技术，首要任务是需建立并逐步完善数字档案管理制度，以便逐步推进数字化技术的深层次运用。可以说，档案数字化不单单是各项技术的简单应用，更是一项系统性的工程，此项工作包含了方方面面，既有档案的集中统一管理，同时还需要确保档案管理工作更加的标准化、规范化。在构建并逐步完善数字化档案管理制度过程当中，要实行档案的集中收集和统一整理。档案管理者需要将纸质档案通过智能扫描和识别技术，纳入到档案管理系统之中，而相对于各项电子政务和办公自动化过程当中所产生的电子文件，应综合考虑各类文件的格式和兼容性，设计档案的存储格式要求，各单位依据标准精准保存电子文件，以便提升档案收集整理的质量和效率。

同时，为了提升档案数字化管理的质量，以及档案信息的安全完整性，应针对各部门采取档案管理的监督指导，如此通过强化前端控制可以有效的执行各项档案管理制度，实时的、高效的接收档案电子文件。

3.2构建数字化档案管理系统

档案数字化管理是事业单位现代信息管理最重要的一环，档案数字化管理需要将传统的纸质档案转化为电子信息，以便对电子信息进行精准的梳理和合理管控。此项工作不能仅仅于人事档案和各项办公档案的电子化管控，更需要涉及到医保档案、固定资产档案的数字化管理。因此，需要建立起科学完整的数字化档案管理系统，将系统涵盖事业单位文件存储、收集、运用、鉴定等多项环节，以便全面提升事业单位不同档案资源的真实有效性，让事业单位建立起科学高效的档案管理体系，并依托于档案管理体系，真正挖掘档案应有价值，为事业单位各项项目的执行管理工作的落实提供精准的参考。

笔者认为，构建事业单位数字化档案管理系统要做到以下几个方面。第一，需要利用数字化技术转化传统的电子档案、提升档案文件的存储寿命和检索效率，这样能有效的增强档案资源的利用价值；第二，利用数字化技术。进一步简化档案管理流程，以便逐步减轻各项档案管理工作者的繁重负担，也为档案的开发和利用提供了便利条件。

在事业单位医保档案和固定资产档案管理过程当中，要注重数字化档案管理系统的合理运用，依托于数字化档案管理系统，实现医保数据的实时录入、更新和快速查询，确保工作人员的医疗记录、报销信息精准无误。而在固定资产档案管理方面，利用数字化系统实时的追踪和监控资产信息，要结合智能的扫描识别技术快速的录入资产信息，并在系统内部实时更新资产状态，这样可以为事业单位资产管理工作提供有力的参考。

具体而言，事业单位医保档案数字化管理应包含三个方面。第一，为员工建立起医保档案数据库，同时针对历史档案进行数字化处理；第二，在医保信息系统之中，及时的录入参保人员档案信息、医疗记录等数据。同时利用数据挖掘技术分析医保数据，以便为各项政策的制定提供有力参考；第三，针对医疗档案，需要设计严格的权限管理制度，这样才能提升医保档案的安全隐私性。

而在事业单位固定资产档案管理过程当中，要积极的利用数字化档案管理系统，实现固定资产信息的高效录入、查询和更新监控。第一，需要利用识别扫描技术扫描资产信息并录入系统。同时利用数据库，对资产进行合理的分类并设计相应的编码，方便相关工作者查询和追踪固定资产；第二，在系统内部设置预警机制，对于需要维修的或者到期的资产进行提醒，以便能够及时的维护和管理各项固定资产。

3.3推进档案数字化专业人才队伍建设

第一，技能的提升与知识转型。在技能提升方面需要档案管理者学习一系列的专业技能，熟悉掌握档案管理系统的各项功能，例如：信息的录入、信息分类、检索和导出等技术。同时需要学习加密技术、防火墙、入侵检测等安全技术的应用技巧，以便提升档案信息的安全性。而在规范化和标准化方面，需要档案管理者学习档案数字化管理的国家标准，确保各项档案管理工作符合相关要求。例如：需要档案管理者学习《DA/T 68.2-2020档案服务外包工作规范》第2部分：档案数字化服务、《DA/T 68.2-2020档案服务外包工作规范》、《DA/T 31-2017 纸质档案数字化规范》、《DA/T 71-2018 纸质档案缩微数字一体化技术规范等》等等；

第二，信息化考核和实操强化。信息化考核需要评估档案管理者的管理系统操作熟练度，例如：信息的录入、检索等等。同时，需要考核管理人员档案信息分析能力，以及如何利用分析结果开展相关的实践工作。另外，需要定期组织档案管理人员开展系统的操作、档案数据备份、恢复等具体实践演练，以便有效的提升档案管理工作人员处理实际问题的能力；

第三，要明确规范和责任落实。在此过程当中，需要制定详尽的工作流程和档案管理的操作规范，确保档案工作人员依据各项规范，落实档案管理工作。同时，对于档案管理数字化建设，需要明确管理工作者的职责范围和工作任务，保证各项数字化管理工作有人跟进、有人负责。

结语

综上所述，事业单位档案管理数字化建设是全面提升档案管理工作质量、保障档案信息安全、促进档案资源高效共享的伟大工程。新形势下，我国事业单位档案管理工作人员应高度重视数字化建设，相关领导干部更需要建立数字化档案管理工作制度、构建科学的管理系统，并强化人才队伍建设，这样才能让档案数字资源助力事业单位的转型与发展，帮助事业单位更好的服务于人民和社会。

参考文献:

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